Gefeliciteerd! Het selectieformulier dat je invulde op de website van de werkgever van je dromen is niet onopgemerkt gebleven. Je bent uitgenodigd voor een eerste gesprek. Een formulier invullen en een mooi cv opbouwen is één ding. Maar de baan in een gesprek veroveren is andere koek.

Bij de meeste grote werkgevers is de sollicitatieprocedure een soort afvalrace met verschillende onderdelen. Ergens in dat spel zit het eerste gesprek in een reeks van meestal twee tot vier sollicitatiegesprekken. Dat is vaak ook het eerste directe contact tussen jou als kandidaat en je mogelijk toekomstige werkgever. Natuurlijk is er veel aan gelegen om zo’n gesprek goed te laten verlopen. Een gedegen voorbereiding is dan onmisbaar.

THUIS VOORBEREIDEN

De inhoudelijke voorbereiding op de sollicitatie doe je thuis. Lees de vacature, je cv en eventuele brief nog eens door. Zet daarna je motivatie en je ‘verkooppunten’ op een rij. Probeer te bedenken welke vragen je kunt verwachten. Realiseer je daarbij dat je gesprekspartners weinig hebben aan mooie woorden. Zij willen vrijwel altijd concrete voorbeelden horen van je gedrag, prestaties en ontwikkeling. “Het kan geen kwaad om daar van tevoren over na te denken”, vindt Eelco Jens, wervings- en selectiespecialist bij The Dow Chemical Company in Terneuzen.

Jens: “De voorbeelden oefenen met bekenden vind ik geen slecht idee. Zolang je antwoorden maar eerlijk zijn.” Veel recruiters en hr-managers gaan er zelfs van uit dat je wel een voorbeeld hebt ingestudeerd. Als het eerste voorbeeld er tijdens het gesprek vlot uitrolt, zullen zij dan ook vaak een tweede voorbeeld vragen voor een spontane reactie.

Bereid je tevens voor op het bedrijf waar je gaat solliciteren. Bekijk de website, lees een jaarverslag en kijk wat er de laatste tijd over het bedrijf in het nieuws is geweest. “Mensen die glazig gaan kijken als het gaat over de activiteiten van het bedrijf waar ze komen solliciteren, maken een ongeïnteresseerde indruk”, vindt Dieuwke van Turenhout, recruiter bij DSM in Heerlen.

“Het is ook belangrijk dat sollicitanten weten wat ze willen”, voegt Rita Pannemans, recruitment manager bij Umicore Group in Brussel daaraan toe. “Niet dat de hele carrière al vast voor ogen moet staan, maar wij krijgen wel graag een beeld van welke werkzaamheden en functies een sollicitant boeiend vindt en welke minder.” Daarnaast raadt Pannemans sollicitanten aan om na te denken over hun mobiliteit. “Ons type bedrijven heeft meerdere vestigingen en is actief in veel landen. Voor kandidaten die in staat en bereid zijn om ook bij een andere vestiging of in het buitenland te werken zijn vaak meer mogelijkheden.”

ZELF VRAGEN STELLEN

Denk alvast na over vragen die jij zelf zou willen stellen. Een sollicitant die helemaal geen vragen heeft, is voor sommige werkgevers een echte afknapper. “Het bestaat niet dat alles in één gesprek volkomen duidelijk is”, stelt Van Turenhout. “Ik juich het toe als sollicitanten een blocnote en pen meenemen in het gesprek, zodat ze vragen die tijdens het gesprek opkomen snel kunnen opschrijven om ze daarna op een goed moment aan de juiste persoon te stellen. Mits de sollicitant goed met dat schrijfgerei overweg kan en er niet de hele tijd mee gaat zitten spelen of klikken.”

De grootste afknapper na helemaal geen vragen vindt Van Turenhout de obligate vragen waarop je het antwoord al weet of dat tijdens de voorbereiding heel gemakkelijk op internet had kunnen opzoeken. “Ga dus niet vragen stellen om het vragen stellen.” Jens van Dow vindt het ook van belang te weten hoe sollicitanten zich verder willen ontplooien. “Wij vinden het belangrijk dat onze mensen leergierig zijn en flexibel. Dat ze een eigen focus hebben. Het is dus zinnig om voorafgaand aan een sollicitatiegesprek na te denken over hoe je je wilt ontwikkelen, zodat je dat in het gesprek kunt uitleggen .”

KLEDING

Kies geschikte kleding voor het sollicitatiegesprek. Je kleding is in elk geval heel, schoon, passend en je schoenen zijn gepoetst. Hoewel veel mensen in pak gaan solliciteren, vinden bedrijven dat vaak niet echt nodig. “Je mag bij ons best in pak komen solliciteren”, stelt Jens. “In de praktijk doet vrijwel iedereen dat ook. Maar als je hier komt werken zul je dat pak waarschijnlijk nooit meer dragen. Wij zijn niet van de pakkencultuur. Natuurlijk wekt verzorgd eruitzien een goede eerste indruk. Maar wij hebben ook wel eens iemand in een Hawaï-shirt en korte broek aangenomen. In principe zijn het je kwaliteiten die tellen.”

Ton van Buchem, hr-manager van Albemarle Catalysts Company in Amersfoort, vindt passende kleding het belangrijkst. “Kleed je op de baan waarvoor je komt”, is zijn advies. “Maar vermijd de spijkerbroek.” Bij Umicore is passende kleding volgens Pannemans zeker geen Armani-pak. Voor een R&D-functie kan zelfs de das achterwege blijven. “Maar kom wel verzorgd gekleed. Wij zijn geen superformeel bedrijf, maar het gaat hier wel om een sollicitatiegesprek.”

Overdaad schaadt als het sieraden, make-up, aftershave en parfum betreft. Bedenk dat je geruime tijd met meerdere mensen in een beperkte ruimte zult verblijven. Vergeet bij je outfit de tas niet die je meebrengt voor je persoonlijke documenten en spullen. Kom niet met een plastic tasje of een sportief rugzakje dat betere tijden heeft gekend. Of met een te klein of onhandig tasje dat maakt dat je persoonlijke prullaria en make-up in de rondte vliegen als je iets moet zoeken.

ONDERWEG

Het spreekt vanzelf dat je voor je eerste afspraak moet weten waar je moet zijn, hoe je daar komt en wie je gaat spreken. Dit slecht voorbereiden zorgt voor veel stress onderweg en vergroot de kans dat je te laat komt. En daar scoor je geen punten mee bij je potentiële werkgever. Van Buchem beaamt dat. “Kom niet te laat, zeker niet zonder een belletje. Iedereen heeft een mobiele telefoon. Vertraging door druk verkeer kan ik begrijpen, maar ik verwacht wel een telefoontje.”

Veel te vroeg verschijnen is weer het andere uiterste. Je gesprekspartners kunnen daaruit afleiden dat je niet kunt plannen. Ga als je een halfuur of meer te vroeg arriveert liever nog even een straatje om.

DE ONTMOETING

Nadat je je hebt gemeld bij de receptie, zul je vaak even naar een wachtruimte worden verwezen. Benut die wachttijd door alvast een beetje de sfeer in het bedrijf op te snuiven. Vaak liggen er wat bedrijfsfolders waarin je nog wat kunt bladeren.

Bij de ontmoeting met je gesprekspartners ga je staan en kijk je de persoon even aan, waarna je jezelf verstaanbaar en met een stevige hand voorstelt. Het kan geen kwaad die handdruk vooraf eens te testen met bekenden. De meeste mensen hebben geen idee hoe hun eigen handdruk overkomt.

Grofweg de eerste drie minuten zetten de toon voor het hele sollicitatiegesprek. Zeker dan is het dus van belang een goede indruk te maken. Oogcontact is daarbij een vereiste. Meestal heb je meerdere mensen tegenover je. Verdeel je oogcontact over de personen, maar concentreer je – zonder te gaan staren – vooral op de spreker of degene die jou het laatst een vraag heeft gesteld. Een blik die afdwaalt wordt snel geïnterpreteerd als onrust of desinteresse. Je gesprekspartners aankijken wekt een eerlijke, serieuze indruk. En eerlijkheid vinden werkgevers ontzettend belangrijk. “Eerlijkheid is voor ons het belangrijkste selectiecriterium”, aldus selectiespecialist Jens van Dow. “Als wij de indruk krijgen dat een sollicitant niet integer is, zijn wij niet meer geïnteresseerd.”

Verreweg de meeste communicatie tussen mensen is non-verbaal. Let dus op je houding. Probeer ontspannen rechtop te zitten, zonder onderuit te zakken. Leg je handen bij voorkeur voor je op tafel of bij gebrek aan een tafel op schoot. Dat voorkomt dat je met je armen over elkaar gaat zitten. Zitten met gekruiste armen voelt veilig, maar zo’n gesloten houding komt onsympathiek over.

BELEEFDHEID

Neem tijdens het gesprek de normale beleefdheidsvormen in acht. “Ook al is DSM een bedrijf waar iedereen elkaar bij de voornaam noemt, spreek in het sollicitatiegesprek je gesprekspartners aan in de ‘u’-vorm. Wijk hier pas van af als de gesprekspartners nadrukkelijk aangeven dat je kunt tutoyeren. Zorg ook dat je tijdens het gesprek niet gestoord wordt door je mobiele telefoon. Een telefoontje, en zeker een opvallende ringtone, is storend en je gaat je er opgelaten over voelen. Als het strikt noodzakelijk is dat de telefoon aan blijft, geef dan aan het begin van het gesprek even aan dat je gestoord zou kunnen worden en waarom”, tipt Van Turenhout.

Gebruik geen kauwgom en vraag niet of je mag roken. Het mag bijna nergens, en zelfs als het zou mogen wordt zo’n verzoek gauw gezien als een teken van zwakte. Wees ook zeer voorzichtig met het aannemen van bijvoorbeeld koffie met een koekje. “Praat niet met volle mond”, adviseert Van Buchem van Albemarle. “Het is voor ons geen pretje om naar kauwgom of fijn gekauwde koekjes te kijken.” Van Turenhout voegt daaraan toe dat door nervositeit aan het begin van een gesprek het morsen met koffie of thee regelmatig voorkomt.

Gebruik de eerste paar minuten om – als je dat vooraf nog niet wist – je goed in te prenten wie je voor je hebt. Dit heeft met beleefdheid te maken, maar is ook cruciaal voor het verloop van het gesprek. Van Turenhout: “De ene keer heb je een potentiële collega, vakgenoot of leidinggevende tegenover je. Die zal vooral geïnteresseerd zijn in je inhoudelijke kennis en je geschiktheid voor die specifieke werkplek. De andere keer heb je te maken met een recruiter, die meer geïnteresseerd is in je carrièremogelijkheden in het algemeen, of een hr-manager die een beeld wil krijgen van je competenties. Als je tijdens het gesprek niet weet of vergeet wie de ander is, wordt dat snel opgemerkt. Je kunt je hierdoor erg opgelaten voelen, en dat heeft weer weerslag op hoe je overkomt.”

Vaak worden in de aanloop naar het eigenlijke vraaggesprek inleidend wat beleefdheden uitgewisseld. Ga hier vriendelijk op in, maar houd het beknopt. Schrik niet als je gesprekspartners meteen met de deur in huis vallen. Ook dat gebeurt.

HET VRAAGGESPREK

In het eigenlijke vraaggesprek kun je deels de vruchten plukken van je voorbereiding. Zo zal onder meer naar voorbeelden van je gedrag en prestaties worden gevraagd. Benadruk in je antwoorden je sterke kanten en wees eerlijk over je zwakke kanten, maar doe dit laatste op een positieve manier. Vertel bijvoorbeeld wat je van een misser hebt geleerd of hoe je met je zwakheid omgaat. Dat komt probleemoplossend over. Wees boven alles concreet. “Als praktijkvoorbeelden gevraagd worden, geef die dan ook en geef aan wat je anders had willen doen. Dat geeft aan wat je ervan geleerd hebt”, aldus Van Buchem.

Wees vooral jezelf. Pannemans: “Wees zo natuurlijk mogelijk. Het gaat er in een eerste gesprek om dat het bedrijf en de sollicitant elkaar leren kennen. Dat gaat het beste in een open conversatie, waarin je je als sollicitant ook láát kennen. De sollicitatieprocedure is lang, dus vroeg of laat leren we je toch wel kennen. Daar in een eerste gesprek geheimzinnig over doen is zonde van ieders tijd.”

Van Turenhout: “Forceer jezelf niet om de in jouw ogen ideale kandidaat te spelen. Je kunt geen foute antwoorden geven. Het gesprek gaat over jezelf en jij bent bij uitstek degene die daar alles van weet.” Ook Jens en Van Buchem vinden eerlijkheid erg belangrijk. “Wees bijvoorbeeld ook open over de reden waarom je bent vertrokken of wilt vertrekken uit een eerdere baan”, adviseert Van Buchem. Maar houd het wel netjes. Jens: “Ga een eerdere werkgever niet afkraken. Dat maakt geen goede indruk op een potentiële nieuwe werkgever.’’

BEGRIJP DE VRAAG

Blijf vragen zo duidelijk en zo beknopt mogelijk beantwoorden. Praat rustig en begin bij vastlopen gewoon opnieuw. Wees niet bang voor stiltes. Check voordat je begint aan een antwoord of je de vraag goed hebt begrepen. Dat blijkt in de praktijk minder vanzelfsprekend dan het lijkt. Van Turenhout: “Het komt voor dat een sollicitant uitgebreid gaat antwoorden, terwijl de vraag een andere was. Dat is zonde van ieders tijd en wekt de indruk dat je als sollicitant niet luistert of om het antwoord heen draait. Terwijl het ook kan komen doordat de vraag niet goed begrepen werd. Dat is dan heel jammer. Durf gewoon verduidelijking te vragen als je een vraag niet begrijpt.” In dit stadium van het gesprek is het ook van belang dat je daadwerkelijk je interesse laat zien door ook zelf goede vragen aan de juiste personen te stellen.

Na verloop van tijd werken je gesprekspartners toe naar een afronding. Dat is vaak een hele opluchting, maar blijf nog heel even bij de les. Heb je voldoende antwoord gekregen op je inhoudelijke vragen? Weet je hoe de procedure verder verloopt en wanneer je iets te horen krijgt? Maar vooral: ga je niet ineens heel anders gedragen bij de small talk aan het eind van het gesprek. De sollicitatie is nog niet afgelopen. Neem niet al te familiair afscheid van je gesprekspartners. Dat was je eerste sollicitatiegesprek. Nu maar wachten op de uitslag.

Bron: C2W Carrière Magazine 2008, april 2008