Uw privacy is erg belangrijk voor ons, daarom zorgen we ervoor dat u altijd de controle heeft over wat we doen met uw persoonlijke gegevens.

Het doel van deze verklaring is om u te vertellen welke informatie we van u verzamelen, hoe en wanneer deze kan worden verzameld en wat ermee gebeurt. Voor de toepassing van deze mededeling verwijzen “wij”, “onze” en “ons” naar de Koninklijke Nederlandse Chemische Vereniging als een organisatie (ook wel aangeduid als “KNCV”).
Het online verzenden van informatie is niet 100% veilig en we kunnen de veiligheid van de gegevens die op deze manier naar ons worden verzonden niet garanderen. Het verzenden van gegevens via internet is op eigen risico.

KNCV is een gegevensbeheerder en ons contactadres is:

De Koninklijke Nederlandse Chemische Vereniging, Loire 150, 2491 AK, Den Haag

Onze functionaris voor gegevensbescherming is mevrouw E. Rodi, zij is bereikbaar via e-mail (erodi@KNCV.nl) of schriftelijk op het bovenstaande adres. Als u een specifieke vraag heeft over deze verklaring of hoe we uw persoonlijke gegevens gebruiken, kunt u contact met ons opnemen via het hierboven vermelde contactadres. Markeer uw communicatie als “Gegevensbeschermingsaanvraag”.

Deze kennisgeving is alleen van toepassing op:

  • persoonlijke informatie die door of namens ons wordt verwerkt.
  • Individuele contacten / deelnemers vanuit uw bedrijf of informatie over u als eenmanszaak of maatschap
  • Websites en services van derden waarnaar we via onze websites linken, hebben hun eigen privacybeleid, onafhankelijk van de Koninklijke Nederlandse Chemische Vereniging en haar sites. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor dat onafhankelijke beleid en moedigen u aan om het privacybeleid van websites van derden die u bezoekt te bekijken.

Deze privacyverklaring legt in algemene bewoordingen uit hoe we proberen te voldoen aan de wet- en regelgeving inzake gegevensprivacy, inclusief maar niet beperkt tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming .

De informatie die we over u verzamelen

We verzamelen onder meer informatie om u een betere ervaring te bieden bij het gebruik van onze websites en applicaties (zie het gedeelte “Hoe gebruiken we uw informatie?”).

Om u toegang te geven tot onze diensten of gegevens op onze websites en applicaties, is het mogelijk dat wij u vragen om bepaalde persoonlijke gegevens te verstrekken. Deze informatie kan bestaan uit:

  • Uw naam, (post)adres, telefoonnummer, e-mailadres, abonneenaam of schermnaam, wachtwoord dat wordt gebruikt om toegang te krijgen tot onze diensten, land van verblijf en/of betalingswijze
  • persoonlijke en contactgegevens die u ons geeft wanneer u zich inschrijft om marketinginformatie van ons te ontvangen (bijvoorbeeld naam, rol en e-mailadres)
  • geboortedatum
  • informatie met betrekking tot uw standplaats en relaties
  • informatie die we verzamelen via cookies of vergelijkbare technologie die op uw apparaat is opgeslagen over hoe u onze websites gebruikt 
  • uw IP-adres, en thuisserver en domeinnamen
  • informatie van onze webservers over online activiteiten
  • informatie van activiteiten op sociale media (zoals likes, shares en tweets) wanneer u met ons communiceert op sociale media
  • informatie die u verstrekt als u een probleem met onze website of service meldt
  • uw financiële gegevens, zoals rekeningnaam en rekeningnummer

Hoe we uw informatie verzamelen

Dit hangt af van de reden waarom we uw persoonlijke gegevens verzamelen. Onze processen voor inzameling zijn:

  • online via onze verschillende applicatieplatforms en databases die we gebruiken en die ofwel volledig eigendom zijn van of door ons onder licentie worden gebruikt
  • via de post
  • telefoon
  • oog in oog
  • uit openbaar beschikbare bronnen, zoals LinkedIn, websites van instellingen
  • verzameld als zakelijk contact
  • gebruik van cookies

Met wie we uw persoonlijke gegevens kunnen delen en waarom

  • Medewerkers van de Koninklijke Nederlandse Chemische Vereniging in elk van onze serviceafdelingen om u van de juiste diensten te voorzien.
  • Onze interne en externe juryleden: informatie die wordt verstrekt met betrekking tot een aanvraag voor prijzen, beurzen, financiering (via onze verschillende fondsen) stage-, reis- en outreachbeurzen, zal door onze interne en externe juryleden worden gebruikt om beoordelen of u een dergelijke onderscheiding zou moeten ontvangen. Financiële gegevens zullen worden verzameld om betalingen te doen in het kader van dergelijke subsidies en aan winnaars van de wedstrijd.
  • Lidmaatschapsbeheersystemen om ons in staat te stellen lidmaatschapsdiensten te beheren en u effectief te bieden, inclusief het beheren van de status van uw lidmaatschap.
  • Post- en bezorgbedrijven om u schriftelijke berichten en papieren exemplaren van nieuwsbrieven, tijdschriften, enz. te sturen, indien van toepassing.
  • Documentopslagbeheersystemen om kopieën van contracten en relevante documentatie op te slaan.
  • Locaties: waar we een evenement, conferentie of symposium houden en de locatie persoonlijke gegevens van bezoekers nodig heeft om boekingen te maken, bijvoorbeeld voor hotelkamers.

Onze belofte

  • We zullen uw persoonlijke gegevens nooit doorgeven aan iemand buiten de KNCV voor gebruik voor hun eigen marketingdoeleinden, tenzij u ons vooraf toestemming heeft gegeven. 
  • We zullen ervoor zorgen dat ons contact met u relevant is en in overeenstemming met de voorkeursinformatie die u ons geeft en om ons in staat te stellen u de service te verlenen die u nodig heeft.
  • U kunt uw contactvoorkeuren op elk moment wijzigen. Het enige dat u hoeft te doen, is uw voorkeuren bijwerken. 
  • Uw persoonlijke gegevens worden veilig opgeslagen.
  • Er wordt geen statistische informatie gepubliceerd die u persoonlijk identificeert.
  • Persoonlijke gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, en als u ons daarom vraagt, worden ze verwijderd.

 We zullen uw persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken in overeenstemming met deze verklaring.

Als u een vraag stelt via onze website, telefonisch of via e-mail, of via een derde partij, verzamelen wij de informatie die u ons verstrekt, samen met alle informatie die door die derde partij is verstrekt.

Hoe we uw informatie zullen gebruiken

Wij verwerken uw persoonsgegevens: 

1. Voor zover nodig om ons contract met u uit te voeren voor de relevante dienst: om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat u het aangaat, om te beslissen of u het wilt aangaan, om dat contract te beheren en uit te voeren en om onze administratie bij te werken.

2. Voor zover nodig voor onze eigen legitieme belangen: bijvoorbeeld om e-mails te volgen, oproepen op te nemen en andere communicatie om personeel en activiteiten met betrekking tot uw lidmaatschap op te leiden (inclusief het beheren van de status van uw lidmaatschap of bij het behandelen van een klacht die u indient.

3. Voor zover nodig om te voldoen aan een wettelijke verplichting: bijvoorbeeld wanneer u uw rechten op grond van gegevensbeschermingswetten uitoefent en verzoeken indient om wettelijke rechten of verplichtingen vast te stellen en te verdedigen, bijvoorbeeld bij het behandelen van een klacht van u.

4. Op basis van uw toestemming: bijvoorbeeld om u marketingcommunicatie te sturen als we uw toestemming hiervoor hebben gevraagd.

 

Marketing

We willen informatie en nieuws over onze producten en diensten met u delen. We kunnen dit op verschillende manieren doen, waaronder e-mail, post, telefoon of sociale media (of andere methode (n) die relevant kan worden), maar alleen als u dat wilt.

In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en de wettelijke basis voor verwerking, kunnen we uw persoonlijke gegevens gebruiken om u direct marketing-informatie over onze producten en diensten en die van derden te verstrekken en om deel te nemen aan ons marketingonderzoek.

We zullen ervoor zorgen dat alle direct marketing van ons die via elektronische middelen wordt verzonden, u een eenvoudige manier biedt om verdere communicatie te stoppen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Nadat u ons uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven om namens ons of namens andere organisaties contact met u op te nemen, zijn er een aantal methoden beschikbaar om uw voorkeuren te wijzigen, om uw persoonlijke gegevens te allen tijde te corrigeren of bij te werken door :

klikken op de link ‘uitschrijven’ in elke promotionele e-mail die u van ons ontvangt

Als we bovendien uw toestemming nodig hebben voor directmarketingcommunicatie onder de toepasselijke wetgeving, en als u uw toestemming geeft, kunt u op elk moment van gedachten veranderen.

We gebruiken derde partijen om sommige van onze e-mailcampagnes uit te voeren met behulp van hun contactlijsten, zoals voor wetenschappelijk onderzoek, wetenschappelijke publicaties en wetenschappelijk onderwijs en om redenen zoals het promoten van onze tijdschriftproducten enz. zal dergelijke derde partijen een stoplijst bezorgen van degenen die zich specifiek hebben afgemeld voor het ontvangen van dergelijke e-mails, op voorwaarde dat deze lijst wordt verwijderd nadat de campagne is voltooid.

In het geval dat marketingmateriaal dat we u sturen wordt geretourneerd, zullen we uw onjuiste gegevens waar mogelijk uit onze systemen verwijderen.

Als u een contactformulier op een van onze websites invult, worden uw vraag en informatie doorgestuurd naar ons relevante interne team om te beantwoorden en te reageren.

 

Uw rechten

1. U kunt toegang vragen tot of kopieën van de persoonlijke informatie die we over u hebben. Als u van dit recht gebruik wilt maken, neem dan contact met ons op via c2w@kncv.nl of het door KNCV aangegeven adres hierboven;

2. Als u van mening bent dat de gegevens die we over u hebben onjuist of onvolledig zijn, of als u zich zorgen maakt over hoe we uw gegevens gebruiken, neem dan zo snel mogelijk contact met ons op via c2w@kncv.nl

3. U kunt verzoeken dat uw persoonlijke gegevens worden verwijderd als deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt en op voorwaarde dat er geen andere wettelijke basis is waarvoor we dergelijke informatie kunnen blijven verwerken;

4. U kunt elke toestemming die voor de verwerking is gegeven intrekken (dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking); of

5. Als we uw persoonlijke gegevens automatisch verwerken, voor de uitvoering van ons contract met u, of op basis van uw toestemming, heeft u mogelijk het recht om te verzoeken dat de persoonlijke informatie die we over u bewaren, wordt overgedragen aan een externe gegevensbeheerder.

Als u van mening bent dat we onze verplichtingen op grond van gegevensbeschermingswetten niet nakomen, kunt u een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit,

Retentie

We hebben criteria opgesteld met betrekking tot hoe we de periode bepalen waarvoor we uw persoonlijke gegevens gebruiken, evenals een proces voor het verwijderen van uw persoonlijke gegevens aan het einde van de relevante bewaartermijn. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming op het hierboven vermelde adres. In bepaalde omstandigheden kunnen we worden verplicht om uw persoonlijke gegevens langer te bewaren wanneer een dergelijke bewaring vereist is door de wet of vereisten voor het bijhouden van gegevens, inclusief het beheren van onze relatie met u, het verdedigen van claims of voor belastingdoeleinden.

Wijzigingen in deze verklaring

Deze verklaring is geen contract en schept geen wettelijke rechten of verplichtingen. We kunnen deze verklaring van tijd tot tijd wijzigen om wijzigingen in de wet en / of onze privacypraktijken weer te geven. We zullen de datum bovenaan de kennisgeving dienovereenkomstig bijwerken. We raden u aan om deze Verklaring regelmatig online te controleren op wijzigi