Gedurende een volledige week hebben chemici uit zeventig verschillende landen van over de hele wereld, afkomstig uit zowel de academie als de industrie, elkaar ontmoet en kennis gedeeld in Den Haag. Maar het opzetten van een dergelijk grote conferentie is geen eenvoudige taak. Sterker nog, de KNCV is al sinds 2017 bezig met de organisatie van IUPAC | CHAINS 2023. Frank Sekeris, programmacoördinator bij de KNCV, is een van de organisatoren van dit evenement en is er al bij betrokken sinds hij is gestart bij de KNCV. Samen met Sekeris blikken we terug op het traject dat heeft geleid tot de grootste internationale chemieconferentie die ooit in Nederland heeft plaatsgevonden.

Projectvoorstel

Sekeris begon zijn werk bij de KNCV in januari 2017. Op dat moment was er al een uitgebreid bidbook, oftewel projectvoorstel, gereed voor de IUPAC-conferentie in 2023. In de zomer van 2017 was het dan zover. Een delegatie van de KNCV, waaronder Jan-Willem en Floris Rutjes, reisde naar São Paolo om het bid uit te brengen. Het was een buitengewoon spannende bijeenkomst. In de eerste stemronde kregen Nederland en China evenveel stemmen, wat resulteerde in een tweede stemronde waarbij alle delegaties opnieuw hun mening moesten laten horen. Uiteindelijk won Nederland het bid. Sekeris deelt met een glimlach dat hij het nieuws tijdens zijn vakantie te horen kreeg op het strand in Sicilië. ‘Ik ben meteen naar de eerste strandtent gelopen en heb een fles champagne besteld.’

Een complexe uitdaging

Je hebt zo het bid gewonnen, maar wat dan? Er komen enorm veel organisatorische taken bij kijken. Gelukkig heeft de KNCV het niet alleen hoeven regelen. Er is een fijne samenwerking aangegaan met NWO, vertelt Sekeris. ‘In het begin was het even aftasten. Je krijgt toch een beetje twee kapiteins op één schip, maar het is soepel verlopen.’ Vooral de samenwerking met Nadine Mascini (NWO), mede-congresmanager, ervaarde Sekeris als zeer positief. ‘Uiteindelijk heb je hetzelfde belang en dat is een mooi chemiecongres neerzetten voor de nationale en internationale community.’

Dat betekent niet dat er geen uitdagingen waren. Sinds het bid werd uitgebracht, brak er een pandemie uit en begon er een oorlog. Daar heeft de organisatie mee geworsteld. ‘Prijzen stegen de pan uit door inflatie, waardoor zowel de inkomsten verminderden en de uitgaven stegen’, legt Sekeris uit. ‘Dat heeft natuurlijk invloed op je begroting. Het organiseren van een internationaal congres is eigenlijk een hele grote puzzel waarvan de puzzelstukjes continu veranderen. Maar het hele team heeft enorm hard gewerkt en we hebben er samen het beste van gemaakt. Hoewel we enkele compromissen hebben moeten sluiten, heeft geen enkele keuze de kwaliteit van de conferentie aangetast. Uiteindelijk hebben we, ondanks alle omstandigheden, met z’n allen alles eruit gehaald wat erin zat en daar ben ik trots op.’